第一条 总则
为了实现本部门教学档案整理工作的规范化，便于档案的保管和利用，不断提高工作效率和科学管理水平，服务于系部教学工作，依据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《本科教学工作水平评估指标体系》、《高职高专人才培养工作水平评估指标体系》制定本细则。
第二条 基本原则
（一）教学档案是高等学校全部档案的主体和重点，是衡量学校教学管理水平和教育质量的标志之一。完好教学档案可为教学实践、教学研究、教学管理及其经验总结提供重要的参考资料，同时也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的第一手凭证。
（二）凡是部门在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文本（或电子）资料、图表、声像和实物等各种载体的文件材料均属教学档案范畴。上述档案中除按规定移交校档案室的，其余应归入基础部档案室实行集中统一管理。
（三）部门档案材料的管理实行“三纳入”即：纳入部的教学工作计划、规划；纳入教学管理制度；纳入领导和管理人员的职责范围，做到“四同步”即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
（四）部门设档案室，教学秘书为兼职档案员。
第三条 岗位职责
（一）分管档案工作的部领导应将档案工作纳入系管理工作计划，制定有关制度并督促执行；支持档案部门、教务处工作，定期检查，研究本部门档案工作情况并帮助解决档案工作中遇到的实际问题。
（二）部门档案员应做好本部门档案材料的形成积累工作，将收集的材料整理组卷，做到组卷合理、编目清楚、标题准确；做好各类档案的保管、利用、统计工作，编制各种检索工具；做好暂时存放在本单位的教学档案组卷、分类、登记、保管、利用等工作，并及时与档案室取得联系，由档案室工作人员定期到基础部检查。业务上接受校档案室和教务处的领导和检查，及时向校档案室和教务处移交档案，参加档案室组织的有关活动。
（三）教研室主任应及时收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等，向部门专（兼）职档案员移交；督促教师移交各种教学档案。
第四条 归档范围及保管期限
（一）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、教材、教学研究等方面。
归档的重点是在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（二）不归档的文件材料包括上级有关教学的普发的、不办的、未定稿的文件；重份的文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；校内其他单位发来的文件，与校外单位交换来的材料。（以上不归档材料如认为有必要，也可自行作资料暂存。）
（三）教学档案保管期限分为永久、长期（15-50年）、短期（10年）。在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一卷内文件可按永久、长期、短期的顺序排列。
学生历年考试试卷数量较大的文本原件可另行归置。保存期限原则上至学生离校后3年。
其它一切有保存价值的材料如:科研、财会、声像等，根据具体内容划定保管期限。
（四）部门与教学工作相关的党政档案包括：
1.上级有关与本系的来文 （长期）
2．部门党政会议记录、纪要、简报 （长期）
3．部门党政工作计划、总结、报告 （长期）
4．部门制定的各项规章制度 （长期）
5．部门开展各种学术活动的文件 （长期）
6．部门与国内单位协作的材料 （长期）
7．部门机构图、机构的成立、合并、撤销、更改名称的文件 （永久）
8．部门党、政领导班子任免名单和分工（永久）
9．统计年报及重要的统计资料（长期）
10．教职工情况一览表，包括教职工名册、教职工的录用、专业技术职称的晋升与聘任、出国、离退休名单 （长期）
11．部门大事记 （永久）
12．先进工作者、优秀教师及各项奖励的评定及名单 （长期）
13．部门组织学生参与的各种比赛的有关材料 （长期）
14．部门资料室、实验室建设的有关材料 （长期）
（五）部门日常教学档案包括：
1．学科、实验室建设计划、论证、申报、审批、总结材料（永久）
2．各门课程的教学计划、教学大纲、课程建设的制定、修改的原则、完成情况（永久）
3．学期校历表、课程表，教师手册、教学任务书（长期）
4．教学改革立项及实施总结、教学成果、获奖、经验总结等相关材料 （短期）
5．教师工作量核算、登记材料（短期）
6．典型教案、讲义（长期）
7．自编、主编、参编的教材、教学指导书、实习指导书以及教师本人自编的讲义、自制的多媒体课件等（获奖情况）（长期）
8．每学年的教材征订表及指定参考书等的书目、版本（样本） （长期）
9．学期教学检查、及总结（长期）
10．各级优秀课程评审、验收材料（长期）
11．实验大纲及指导书，实习计划、实习大纲、实习报告（总结），假期社会调查及专项社会调查报告（总结），优秀课程论文（设计）、实习报告和毕业论文（设计）等实践教学材料（短期）
12．各门课程考核试卷及标准答案（含评分标准）与分析（短期）
第五条 整理组卷
（一）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，对材料的内容、数量和载体形式等进行系统整理，组成卷式或盒式档案保管单位。
（二）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。
（三）组卷时一律要用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。相同内容的文件材料视情况组成一卷或多卷。每卷不得超过200页。
卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后；印章在前、定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。
（四）卷内材料一律拆掉金属物，对破损的材料应进行修补。需装订的卷应右边、下边整齐后左侧装订。
按顺序编写页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，应在右上方加盖件号章，每件自编页号。
（五）填写卷内目录及备考表。备考表包括本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案人员标注时间。
第六条 归档目录体系
（一）部门应根据教学档案归档范围和《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》的要求，对要保留的重要教学档案进行筛选、确保应归档的教学档案得以收集齐全，内容完整准确。
（二）案卷标签各栏目按《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》的一二级目录并结合学院目标管理细则内容制定（附件1）；根据卷内材料所属指标、观测点及相关内容填写主要内容标题，简短、准确。
（三）部门教学档案编号按评估指标体系序号形式标明，排列入柜，并制作各种检索目录。
（四）案卷应按规定时间应移交校档案室，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
（五）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止档案材料的丢失
第七条 附 则
本细则由基础教学部负责解释。